MEMBUAT APLIKASI DATABASE MAHASISWA
DENGAN MICROSOFT ACCES
Pendahuluan
Untuk
Apasih kita belajar microsoft Access….?
Microsoft
Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi
database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan
aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi,
penjualan untuk toko. Sebelum mulai
belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian Tanamkan pada diri anda bahwa Microsoft
Access itu gampang dan mudah dipelajari. Kuatkan keyakinan pada diri anda bahwa
anda dapat menguasainya.
Di Microsoft Access ada
bagian apa aja sih…?
a.
Table
digunakan untuk menyimpan data
b.
Query
digunakan untuk memanipulasi data
c. Form digunakan
untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll.
d.
Report
digunakan untuk membuat laporan
e.
Macro
digunakan untuk melakukan satu atau
beberapa fungsi.
f.
Switchboard
digunakan untuk mendisign Menu Utama
Bagaimana memulai microsoft
Access…?
1.
Klik
Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access
2.
Setelah
terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama
file yang diinginkan misalkan Mahasiswa (Untuk membuat aplikasi Pengentrian
data Mahasisawa di sebuah pendidikan .) Seperti Gambar Di bawah ini :
Gambar 1.1
Kita sudah membuat database
dengan nama Mahasiswa tetapi database itu belum dapat digunakan untuk itu kita
perlu membuat Tabel, Form, Query, Report dan Macro bila perlu.
1. Table
Apa sih Table itu ?
Table adalah tempat untuk
menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang
Kenapa kita harus buat table
?
Karena kalau kita tidak buat
table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data
tidak dapat diproses.
Kasih tau dong caranya buat
table.
Sebelum kita mulai membuat table
kita tentukan dulu table-table yang diprelukan beserta field-fieldnya
1.1
Table Mahasiswa
Fiels Name
|
Data Type
|
Fiels Size
|
Description
|
Nim
|
Text
|
10
|
Primary
Key
|
Nama
|
Text
|
35
|
|
Tempatlahir
|
Text
|
20
|
|
TglLahir
|
Text
|
Date/Time
|
Medium
Date
|
Agama
|
Text
|
15
|
|
JnsKelamin
|
Text
|
15
|
|
Alamat
|
Text
|
50
|
|
Telepon
|
Text
|
15
|
|
KdJurusan
|
Text
|
5
|
|
Ket
:
1. Fields KdJurusan menggunakan
lookup wizard yang datanya diambil dari table Jurusan
2. Berikan Primary Key pada fields NIM
Langkah membuat Table
1.
Pada
jendela database klik Table.
2.
klik
dua kali create table in design view
3.
pada
jendela table ketikan field-field table MHS beserta tipe datanya, jangan lupa tentukan NIM sebagai Primary Key. seperti
gambar dibawah ini.
Gambar 1.2
4.
Pilih
File Save. Ketikan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan Identitas
Mahasiswa maka Kita simpan dengan nama “ Table Mhs ”.
5.
Table
MHS sudah selesai dibuat. tutup table untuk membuat table-table lainnya.
6.
Lakukan
langkah-langkah diatas untuk membuat table yang lainnya.
1.2
Table Jurusan
Fiels Name
|
Data Type
|
Fiels Size
|
Description
|
KdJurusan
|
Text
|
5
|
Primary
Key
|
Jurusan
|
Text
|
35
|
|
Ket : Pada Field KdJurusan Berikan Primary Key
1.3
Table Nilai
Fiels Name
|
Data Type
|
Fiels Size
|
Description
|
Nim
|
Text
|
5
|
Lookup
Wizard
|
KdMatakuliah
|
Text
|
5
|
|
Absen
|
Number
|
Integer
|
|
Tugas
|
Number
|
Integer
|
|
Formatif
|
Number
|
Integer
|
|
Uts
|
Number
|
Integer
|
|
Uas
|
Number
|
Integer
|
|
Rata_Rata
|
Number
|
Decimal
|
|
Mutu
|
Text
|
2
|
|
Ket
:
1)
Pada table ini tidak menggunakan
Primary Key, Karena Pada field Nim dan KdMatakuliah sudah pernah digunakan pada
table Lain. Setelah anda simpan maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di
bawah ini. Apabila anda pilih Yes maka
microsoft acces akan secara otomatis memberikan ID sendiri pada Filename. Anda
pilih No untuk tidak memberikan
primari key.
2)
Fields NIM menggunakan lookup
wizard yand datanya di ambil dari table Mahasiswa
Gambar 1.3
1.4
Table Matakuliah
Fiels Name
|
Data Type
|
Fiels Size
|
Description
|
KdMatakuliah
|
Text
|
5
|
Primary
Key
|
Matakuliah
|
Text
|
5
|
|
SKS
|
Text
|
2
|
|
Ket : Pada fields KdMatakuliah
Anda kasih Primary Key
2. Relationship Table
Relationship
ini digunakan sebagai menghubungkan ke 4 table tersebut di atas sehingga
menjadi bentuk one-to-many.
Cara membuat Relationship :
1.
Klik menu Tools pada toolbar pilih Relationship
maka akan muncul kotak dialog Show
Table seperti gambar di bawah ini :
Gambar
1.4
2.
Masukan ke empat table tersebut
dengan menekan tombol Add, setelah
anda yakin keempat-empat table tersebut telah masuk kedalam Relationship, lalu
Anda tekan tombol Close untuk keluar
dari Show table
3. Kemudian Anda hubungkan ke empat table tersebut, pada table
Mahasiswa field NIM Anda Drag lalu
geser ke Fields NIM yang ada pada
table Nilai. Lihat pada Gambar 1.5. Lakukan hal yang sama untuk menghubungkan
antara table Jurusan dengan table Mahasiswa pada field KdJurusan, Kemudian Antara table Nilai dengan table Matakuliah Pada
Field KdMatakuliah
Gambar 1.5
4. Anda Check List Enfoce
Referential Intergrity, Cascade Update Related Fields, Cascade Delete Related
Record Kemudian klik tombol Create. Sehingga
tapil seperti gambar berikut :
Gambar 1.5
2.
Query
Query adalah 'permintaan data'
kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu
informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan
terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja,
atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.
Query, Apasih Manfaatnya
Query ?
Dengan Query kita dapat :
a.
Menampilkan
data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data
pada table Mahasiswa yang Nim nya “MA001”
b.
Menampilkan
data dari dua table atau lebih dengan syarat antara table itu ada field yang
berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nim “01200506” itu siapa
pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Mahasiswa dan Table Nilai,
Sebagai penghubungnya adalah field NIM.
c.
Dapat
melakukan operasi perhitungan.
Itulah tiga fungsi utama query.
Query biasanya digunakan sebagai
sumber data untuk Report.dan Form.
Bagaimanasih cara membuat
query.
Langkah-langkah membuat Query
1)
Pada
Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In
Design View. Sebagai contoh kita akan membuat Query Nilai Seperti gambar dibawah ini :
Gambar
2.1
2) Masukan
table Matakuliah, table mhs, dan table Nilai dengan menekan tombol Add. Tekan
tombol Close untuk keluar dari kotak dialog show table.
3) Masukan
Field-fieldnya kedalam query Contoh: Nim, KdMatakuliah, Matakuliah, Sks, Absen,
Perilaku, Tugas, Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu
4) Untuk
mencari Rata_Rata ketikan Rumus sebagai berikut : RATA_RATA:([Absen]*0.1)+([formatif]*0.1)+([Tugas]*0.1)+([Perilaku]*0.1)+([uts]*0.25)+([uas]*0.35)
5)
Untuk Mencari Mutu ketikan rumus sebagai berikut : MUTU:IIf([RATA_RATA]>=84.5,"A",IIf([RATA_RATA]>=69.5,"B",IIf([RATA_RATA]>=59.5,"C",IIf([RATA_RATA]>=49.5,"D",0))))
6)
Simpan Query tersebut dengan nama QueryNilai
Gambar 2.2
7)
Tekan tombol (Run) untuk melihat hasilnya seperti
pada gambar dibawah ini :
Gambar
2.3
8)
Lakukan
hal yang sama pada langkah pembuatan query di atas untuk membuat QueryTranskip
dengan Field Sbb: Nim, NamaMahasiswa,
TempatLahir, TglLahir, KdJurusan, Jurusan, Kdmatakuliah, Matakuliah, Sks,
Absen, Perilaku, Tugas, Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu. Simpan Query
tersebut dengan nama QueryTranskip.
9)
Lakukan
langkah No.7 untuk melihat hasil dari QueryTranskip. Seperti pada gambar di
bawah ini :
Gambar 2.4
3.
Form
Form digunakan untuk
merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam
tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows.
form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form,
biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.
Membuat Form Jurusan untuk
maintenance data Jurusan.
1.
Pada
Jendela database pilih Form, lalu klik Create
Form in Desing wizard, klik New.Pada Jendela New Form pilih Auto Form
Columnar, lalu pilih sumber datanya, caranya kita klik tombol panah ke
bawah pilih Table Jurusan klik OK.
Gambar
3.1
2.
Masukan fields Kdjurusan, Jurusan, yang ada pada Field List, Lalu drag geser dan letakan kedalam Form.
3.
Gunakan Comment Buttom untuk
membuat tombol-tombol operasi yang Anda inginkan. Contoh anda akan membuat
tombol Add, anda klik comment Buttom yang ada pada tool box maka akan muncul
kotak dialog seperti gambar di bawah ini :
Gambar
3.2
4.
Setelah Anda pilih Categories
Record Operations dan Actions Add New Record, Anda tekan tombol Next untuk
melanjutkan perintah berikutnya.
Gambar
3.2
5.
Anda pilih options Text apabila tombol yang akan Anda buat berbentuk tulisan, Options Picture untuk bentuk gambar,
dan tombol Browse untuk menceri file
data gambar yang Anda punya. Kemudian Anda klik Next untuk melanjutkan perintah berikutnya. Seperti tampil pada
gambar di bawah in :
Gambar 3.3
6.
Sekarang Anda diminta untuk
membuat Name pada tombol yang akan anda buat, cara pembuatan name ini tidak
boleh menggunakan spasi. Karena kita akan membuat tombol add maka namenya kita
ketikan dengan nama CmdAdd. Kemudian
anda klik Finish
7.
Untuk tombol Save anda pilih Save Record,
Untuk Tombol Delete Anda pilih Delete Record
8.
Untuk membuat tombol Navigation
anda pilih Record Navigation, Go to First Record untuk data paling awan, Go
to Previous Record untuk mundul, Go
to Next Record untuk Maju, dan Go to Last Recor Untuk data record yang
paling akhir.
9.
Untuk membuat tombol Close anda
pilih yang Form Operastion, Kemudian
pilih Close form
10. Ubah pada form Properties pada lembar format Capton = Form Data
Jurusan, Scroll Bar = Neither, Record Selectors = No, Navigation Buttons = No,
Dividing Lines = No seperti gambar di bawah ini :
Gambar 3.4
11. Anda simpan dengan mengeklik tombol gambar disket pada toolbar dengan
nama form data jurusan. Tekan tombol View
untuk menjalan kan
form data jurusan.
Gambar
3.5
12. Lakukan hal yang sama seperti langkah-langkah pembuatan form di
atas untuk membuat form data Matakuliah yang datanya di ambil dari table Matakuliah
seperti tampak tampil pada gambar di bawah ini :
Gambar 3.6
4. Membuat Sub Form
Yang dimaksud dengan sub form
ini adalah kita akam membuat form di dalam form yang datanya diambil dari
beberapa table. Sehingga menjadi bentuk form traksaksi atau form entry data
traskip nilai. Seperti tampil pada gambar di bawah ini :
Gambar 4.1
Langkah – Langkah Pembuatan Sub Form
1) Klik form pilih New, pilih Form Wizard kemudian datanya diambil dari Qnilai, Klik OK Seperti
tampil pada kotak dialog new form di bawah ini
Gambar 4.2
2)
Selanjutnya anda diminta untuk
memasukan field-fieldnya caranya dengan klik tombol
sehingga fieldnya pindah ke kotak
sebelah kana. Contoh: Anda masukan field Kdmatakulia, Matakuliah, Sks, Absen,
Perilaku, Tugas, Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu. Kemudian klik tombol
Next Lihat Pada gambar di bawah ini :
Gambar 4.3
3) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Layoutnya,
bentuk Layout kita pilih yang Options
Tabular kemudian klik tombol Next
Gambar
4.4
4)
Selanjutnya Anda diminta untuk
menentukan bentuk Style Pada Form
yang akan kita buat, sebagai contoh kita bisa pilih yang Standar, kemudian klik tombol Next
Gambar 4.5
5)
Terakhir anda diminta untuk memberikan
nama pada form, sebaga contoh kita ketik dengan Nama Sub Form, dan klik tombol Finish.
6)
Tekan tombol View untuk menjalan kan form seperti tampak
tampil pada gambar di bawah ini :
Gambar 4.5
5. Pembuatan Form Entry Data Transkip
Langkah – Langkah Pembuatan Form Entry Data Transkip
1)
Klik form pada windows DatabaseMahasiswa, kemudian pilih New, pilih Design View, sumber datanya di ambil dari table Mhs, kemudian Klik OK.
Gambar 5.1
2) Susun field-fieldnya
sehingga tampak tampil pada gambar di bawah ini
Gambar
5.2
3)
Field Agama Di isi dengan menggunakan Lookup, Caranya : Klik kanan pada field Agama, cari Change to, Combo Box, Kemudian klik kanan lagi cari Properties, di lembar Data,
cari “Control source = Agama, Row Source Type = Value List, Row Source = "ISLAM";"KATOLIK";"KRISTEN";"HINDU";"BUDHA",
klik close untuk keluar dari kotak dialog Properties.
Gambar 5.3
4)
Pada field JenisKelamin Anda
gunakan Options Group pada toolbox, klik
option group masukan ke dalam form maka akan muncul kotak dialog sbb :
Gambar 5.4
Ketikan Pria dan Wanita Pada Column Label Names, kemudian klik Next untuk melanjutkan Options Group wizard
Gambar 5.5
Pilih yes, the default choice is :
Pria Klik tombol Next
Gambar 5.6
Pada Label
names Pria berarti mengandung nilai 1, dan Wanita mengandung nila 2, klik
tombol Next
Gambar 5.7
Pada pilihan
Option tersebut anda pilih “Store the value in this Fields, cari fielsd yang
akan kita tampung misal JnsKelamin,
Klik Next
Gambar 5.8
Disini anda
diminta untuk menentukan style options buttons yang akan kita buat, Klik Next
Gambar
5.8
Anda
diminta untuk memberi Label pada option group yang akan anda buat, misal anda
ketikan JENISKELAMIN, Kemudian klik Finish
5)
Klik kanan pada KdJurusan, Pilih Properties, pada
lembar Data, control source = KdJurusan, Row Source Type = Table/Query, Row Source =
SELECT [TABLE JURUSAN].KDJURUSAN, [TABLE JURUSAN].JURUSAN FROM [TABLE JURUSAN];
Gambar 5.9
6)
Klik TextBox Pada toolbox, Untuk membuat fields Jurusan, kemudian klik
kanan pilih properties, pada lembar Data, Control Source=Form!KDJURUSAN.COLUMN(1)
7)
Langkah selanjutnya kita masukan
sub form yang telah kita buat kedalam form entry data traskip.
a.
Cari sub form yang ada pada
toolsbox, kemudian anda klik lalu letaknakan kedalam form entry data transkip.
b.
Karena kita menggunakan wizard
maka akan muncul kotak dialog sbb :
Gambar 5.10
c.
Pada Option anda pilih Use an existing form, maka akan muncul
beberapa form yang pernah kita buat. Kemudian pilih nama form yang akan kita
masukan kedalam form utama. Kemudian klik tombol Next untuk menjakankan perintah selanjutnya.
d.
Anda diminta untuk memberikan namenya
pada sub form, Klik tombol finish